Op vakantie, of tijdelijk niet bereikbaar? Een autoresponder zorgt ervoor dat wie u mailt, meteen weet wanneer een antwoord te verwachten valt, zonder dat u zelf iets hoeft te doen zodra het bericht eenmaal ingesteld staat.
Wat een autoresponder technisch doet
Een autoresponder is een automatisch gegenereerd antwoord dat uw mailserver verstuurt zodra een e-mail bij een bepaald adres binnenkomt, meestal ingesteld voor een specifieke periode (bijvoorbeeld tijdens een vakantie). De meeste systemen sturen dat automatische antwoord slechts één keer per afzender binnen een bepaalde periode, om te vermijden dat iemand die u meerdere keren mailt, telkens opnieuw hetzelfde bericht terugkrijgt.
Waar u inhoudelijk op moet letten
Een goed afwezigheidsbericht vermeldt duidelijk de periode van afwezigheid, en bij voorkeur een alternatief contactpunt voor dringende zaken, zodat een klant niet gewoon moet wachten tot u terug bent. Vermijd te veel details prijsgeven over uw afwezigheid (zoals een exacte locatie), dat is meer informatie dan nodig, en kan in bepaalde gevallen zelfs misbruikt worden.
Een technisch aandachtspunt
Autoresponders kunnen soms ongewenst met elkaar in interactie treden: stuurt u een autoresponder naar een adres dat zelf ook een autoresponder heeft ingesteld, dan kan dat in zeldzame gevallen een kleine "mail-lus" veroorzaken. De meeste moderne mailsystemen herkennen en onderbreken dat automatisch, maar het is een van de redenen waarom een autoresponder met zorg, en niet lichtzinnig, ingesteld wordt.
Hoe wij dit invullen
Bij DigitalInfra stelt u zelf eenvoudig een autoresponder in via onze webmail (bereikbaar via https://mail.digitalinfra.be), en ons team helpt u graag bij de configuratie als u dat liever niet zelf doet. Vertrekt u binnenkort met vakantie en wilt u zeker zijn dat alles correct staat ingesteld? Mail ons, wij checken het graag mee na.